AskCody I

Konceptualisering af patientregistrerings- og “kø”system til håndtering af ambulante behandlinger på sygehuse

Gruppen samarbejder med virksomheden AskCody, hvor vi har til opgave at udvikle et koncept som gør selvregistrering, kø- system og ventetider mere håndgribelige for ambulante patienter på landets sygehuse.  funktionerne skal samles i en form for software der gør konceptet brugervenligt for slutbrugeren.

Se projektbeskrivelse her

Om AskCody

Vi er en totalleverandør af digitale wayshowing- og informationsløsninger på digitale platforme. Vi arbejder tæt sammen med skiltebranchen og IT-integratorer, med fokus på at skabe digitale tilgængeligheds- og informationsløsninger der skaber hidtil usete anvendelsesmuligheder for kontorhuse, undervisningsmiljøer, hospitaler m.m. AskCody® leverer navigationsløsninger til bygninger, digitale skilte, komplette mødebookingsystemer og intelligente gæsteregistreringssystemer, og skaber hermed enestående rammer for gode brugsoplevelser i fleksible og dynamiske miljøer.

Alle vores løsninger er modul-baserede og kan let vælges til og fra, da alle løsningerne er baseret på den samme platform. Det gør det nemt for brugerne konstant at skalere vores produkter og ydelser efter behov.

AskCody® er i forhold til vores wayfindingløsninger, en IT-virksomhed med en holistisk tilgang til at løse wayfindingsudfordringer, der indtænker diverse best-practise løsninger fra praktiske eksempler i skiltebranchen og mixer disse med digitale løsninger, som derved sikrer gode wayfindingoplevelser for brugerne.

Vi er en virksomhed, der er forankret i mere end 20 års praktisk og teoretisk erfaring i løsningen af wayfindingudfordringer på sygehuse, uddannelsesinstitutioner og i offentlige bygninger, og vi har et mål om at formidle og skabe tryghed for den enkelte bruger i et ukendt miljø, således at brugeren altid føler sig sikkert på vej til sit mål.

Alle vores løsninger er webbaserede og OS-uafhængige. Det gør implementeringen og ibrugtagningen hurtig og flydende og gør det let for brugeren at komme igang. Alle vores services ligger i skyen på Microsoft Azure.

Vi skaber unikke, brugervenlige navigations- og informationsløsninger målrettet undervisningsmiljøer, hospitaler, større boligkomplekser, kontormiljøer, kontorfællesskaber samt offentlige bygninger, hvor det, at finde vej, ikke er nogen nem opgave.

Besøg AskCody’s hjemmeside

Endelig video - AskCody sygehus app

Designproces

Designprocessen består af forskellige dele af gruppens arbejde, se oversigt her:
Observationer og dataindsamling
Feltarbejde
Spørgeskemaundersøgelse
Resultater
Fremtidens plejehjem
Besøg på sygehus syd – skadestuen
Metoder
Brainstorm
Object Theatre
Service Blueprint
Storyboard

Observationer og dataindsamling
Feltarbejde
Vores dage i felten har bestået af et besøg på Aalborg sygehus Syd, hvor vi fik en rundvisning og havde mulighed for at stille spørgsmål til en person fra ”Idefabrikken”.

Gruppen har udarbejdet et spørgeskema for at kortlægge folks erfaringer med ambulante behandlinger på sygehuset. Derudover har gruppen besøgt Fremtidens plejehjem, hvor AskCody Wayfinding allerede er implementeret, dette blev gjort for at få en forståelse for hvordan den nuværende service fungerer.

Spørgeskemaundersøgelse
Ved at lave en spørgeskemaundersøgelse har vi fået kortlagt, hvilke behov patienter til ambulante behandlinger på sygehuset har i forhold til ventetider, registrering/selvregistrering og kø. Det har hjulpet os til at få en forståelse af, hvorvidt der reelt er et problem på disse områder. Vi har på vores møde med rekvirenten fremført vores resultater fra spørgeskemaundersøgelsen, disse kan ses i det følgende afsnit.
Resultater
Baseret på spørgeskemaundersøgelse med 41 deltagende.

Registrering
- 90 % blev registeret af en receptionist
- 5 % registrerede sig ved hjælp af selvbetjeningsmuligheder
- 90 % ville enten ikke blive påvirket eller blive påvirket i en positiv retning, hvis de skulle registrerer deres ankomst selv

Ventetid
- 90 % oplevede rent faktisk ventetid
- 95 % kunne godt tænke sig at blive informeret om ventetiderne hjemmefra
- 88 % ville have haft en bedre oplevelse på hospitalet, hvis de var informeret om ventetiderne

Finde vej
- 24 % af patienterne havde problemer med at finde vej
- 63 % synes det vil være fordelagtigt at anvende digital vejvisning

Fremtidens plejehjem
På fremtidens plejehjem, hvor AskCody allerede er implementeret, snakkede gruppen med en medarbejder som forklarede systemet og de funktioner systemet indeholdte. Medarbejderen forklarede at systemet var en stor del af den daglige hverdag på plejehjemmet, hvor både medarbejdere og beboere var meget afhængige af systemet. Beboerne brugte systemet som en "Trivsels skærm" som var tilpasset den enkelte beboer. Her blev forskellige informationer som, morgensang, måltider og andre begivenheder præsenteret, således beboerne viste hvor og hvornår de forskellige ting fandt sted.
Systemet havde også funktioner, som at tænde og slukke lys. Systemet havde også denne funktion at når pårørende ankom til plejehjemmets reception, kunne de skrive en besked til den beboer, som de skulle besøge, således at beboeren var informeret omkring at de pårørende nu var på vej, og dermed kunne forberede sig til besøget.

Herunder ses billeder fra besøget på Fremtidens plejehjem:

Besøg på sygehus syd – skadestuen
Ankomst
- Ved ankomst til sygehuset, var det svært at orientere sig omkring hvilke afdelinger der befandt sig i hvilke bygninger.
- Efter ankomst, er det meningen at registrere sig i receptionen, men der var ingen skiltning omkring placering af receptionen.
- Herefter skal man forklare receptionist om sit ærinde på sygehuset, hvorefter receptionisten kontakter mødeperson på sygehuset, som bekræfter aftalen. Derefter guides besøgende hen til den specifikke afdeling hvor de skal være.
- Ikke alle indgange er identiske, mht. registrering og modtagelse.

Patient flow
- Patient tager kontakt til egen læge.
- Læge sender henvisning til sygehus.
- Patient tager fra læge til sygehus for at blive registreret i kø på skadestuen.
- Ved ankomst oplyses patientens navn og evt. CPR. nr. hvorefter receptionisten finder henvisning fra egen læge.
- Derefter er det op til patienten om denne vil vente på hospitalet eller hjemme. NB. Kø placering skal opdateres hver 24 time ved fysisk fremmøde på skadestuen.
- Herefter hentes patienten af sygeplejerske og vises hen til den specifikke stue, hvor patienten tilses af en læge.
- Sygeplejerske briefer læge omkring skaden på patienten, lægen behandler her patienten og debriefer sygeplejerske om behandlingen. Herefter viser sygeplejersken patienten ud, og udformer journal om patienten og behandlingen.

Information
- Info skærme er placeret i venterum, med bredt udvalg af information.
- Skade omfang er fordelt i 4 områder (rød, gul, grøn og blå), dette gøres for at prioritere skadeomfang.
- Sygehuset anvender Cetrea system som sit interne system.
- Elektronisk forbud, er kun gældende for 3g og 4g net og ikke andet.

Forbedringer
- Det kunne være hensigtsmæssigt at få tilbudt en anden tid på et andet sygehus, for at undgå stor ventetid.

Oplevelse
- Patienter føler sig nødsaget til at være fysisk tilstede i venteværelse for at opretholde sin plads i køen.
- Patienter som er fysisk tilstede i venterum, kan udfylde evt. huller ved manglende fremmøde fra andre patienter.
- Under behandling er det vigtigt at læge og sygeplejerske er fysisk tilstede hos patienten.

Udfordringer
- Personale har for travlt til at opdatere ventetider.
- Personale på sygehuset arbejder ikke i tid, men derimod antal af patienter.

Metoder


Brainstorm
Gruppen gjorde brug af metoden brainstorm for at komme op med forskellige ideer til konceptet. Dette blev gjort i følgende kategorier:
- Registrering
- Brugere
- Kø (ventetid)
- Teknologi
- Bevægelse
Metoden hjalp gruppen til at se forskellige perspektiver ift. udvikling af konceptet og hvilke parametre der skulle lægge vægt på.


Object Theatre
Object Theatre blev brugt til at generere ideer til videreudvikling af konceptet omkring ventetid, way finding, selvregistrering og information på et sygehus. Metoden hjalp til at gøre gruppen i stand til at finde ud af, hvilke områder vi skulle fokusere på i det fremtidige arbejde. De områder vi fandt i Object Theatre var følgende:

Kategorier
- Finde vej + lys
- Venteværelse/ventetid
- Underholdning
- Reception – gammel måde at registrere på
- Indkaldelse

Kontraster
- Det hele er under konstruktion
- Overlæge

Retning
- Venteværelse kigger samme vej
- Reception kigger samme vej
Systemet for sygehuset skal være i stand til at håndtere flere forskellige behov.
Object Theatre hjalp gruppen til at øge forståelsen for, hvordan de forskellige problemområder var forbundet og internt afhængige af hinanden. Ligeledes da de forskellige afdelinger på hospitalet var skitseret, var det nemmere at overskue, hvilke områder/afdelinger gruppen havde centeret problemstillingen omkring. Efter at denne forståelse var opnået var det lettere for gruppen at identificere, hvordan konceptet skulle kommunikeres til brugeren i form af funktioner, layout, brugervenlighed og hvilke komplikationer der kunne forekomme ved at bruge konceptet i det relevante miljø. Formålet med metoden var at gøre brug af den tavse viden, som hvert gruppemedlem havde omkring casen. Gruppens samarbejde bestod i at skitsere og sammensætte hinandens bud på et hospital i kontekst til casen. De resultater som er opnået fra denne metode og hvordan de forskellige resultater hænger sammen skal kommunikeres til virksomheden, således at det visuelt er klart, hvordan konceptet skal udvikles ift. brugervenlighed, brugerens behov, hvordan konceptet skal kommunikere med andre systemer og hvilke udfordringer der kan forekomme.
Billeder fra Sand Play:


Service Blueprint
Service blueprint er en metode der giver et struktureret indblik i servicen. Metoden bruges til at skelne mellem patientens interaktioner, onstage contact og backstage contact. I vores service blueprint er hele patient flowet kortlagt fra at patienten får en henvisning fra egen læge indtil at patienten har afsluttet sin tid på hospitalet. Til dette flow er det vist hvilke behov patienten kan have ift. ventetid, registrering, informationer og vejvisning. Mappet har hjulpet til at overskueliggøre hele processen, og hvordan de forskellige processer hænger sammen. Metoden har også gjort det muligt at identificere synlige og usynlige aktører og processer.
Derudover gav det en forståelse hvad der skete bag kulisserne, mellem de synlige aktører og backstage aktører. Senere blev service blueprintet benyttet til grundlag for den videre idegenerering i forhold til brugerens behov.

Billeder fra Service Blueprint:


Storyboard

Vi har brugt metoden ”storyboard” til at komme med forskellige ideer til vores videosketches. Vi har hver især lavet 2 forskellige storyboards for at generere forskellige ideer. Vi synes metoden var rigtig god til at give et godt indblik i de forskellige perspektiver fra gruppens medlemmer og give en forståelse for konceptet. På vores møde med vores rekvirent har vi vist vores storyboards og derefter vist vores videosketches for at give rekvirenten en forståelse for hvad vi har af koncept ideer og hvad vi har arbejdet med.
Billeder af storyboards:



Retninger for projektet
- Ventetid
- Selvbetjening
- Information
- Vejvisning
Gruppen har udarbejdet video sketches, til at visualisere de udarbejdede koncepter. Til at udfærdige disse video sketches er der brugt en række metoder, disse metoder er skitseret i modellen "Design Fiction Matrix".
Herunder er modellen vist og forklaret:


"Design Fiction Matrix" er opdelt i fire kvadranter, som hver beskriver de metoder og processer, der anvendes til at skabe video sketches. X-aksen går i to retninger: Fra centrum til venstre er fortid og fra centrum til højre er fremtiden. Den øverste halvdel af y-aksen viser det faktiske og den nederste halvdel af y-aksen viser, hvad der er fiktion. Derfor er den øverste venstre kvadrant metoder, som tilskrives fortiden, men denne er også faktuelle metoder. Den øverste højre kvadrant er fremtiden og faktuelle metoder. Den nederste venstre kvadrant viser metoder, der indebærer fortiden og fiktion, mens den nederste højre kvadrant omfatter fremtiden og fiktion.
Metoderne i øverste højre kvadrant, “Data”, omfatter spørgeskemaer, service blueprint, besøg og interviews på hospitalet, besøg på "Fremtidens plejehjem" og fakta omkring patientbehov i denne kontekst.
Alle disse metoder er baseret på en dataindsamling og observationer, som gruppen har foretaget for at underbygge de hypoteser og koncepter, som er udviklet. De metoder, som involverer både fortid og fiktion eller "misconceptions" omfatter brainstorming og sand game/object theatre. Disse to metoder er brugt til at generere nye ideer og koncepter, som er baseret på gruppens egne tanker og idé generering. Metoderne er sammensat med de anvendte metoder i "data" kvadranten, for at underbygge ideer og koncepter som gruppen har haft.
Endelig er "Design Fiction" kvadranten, som både er fremtid og fiktion, den kvadrant hvor de udviklede koncepter, som imødekommer patienters behov i fremtiden, er illustreret. De koncepter i denne kvadrant er scenarier som er visualiseret i video sketches. metoderne som er anvendt er storyboards, mock-ups, og video sketching.

De metoder som er blevet brugt til at klippe videoerne sammen er "Green screen" og "Animation/stop motion". Disse metoder er brugt for at kunne styre, hvilken baggrund der skal bruges i filmen og for at gøre den komplekse kontekst enkel og let forståelig for klienten.
Herunder er gruppens video sketches vist:

Case 1 - Sygesikring og infoskærme
Case 1 er hvor Peter, patienten, ankommer til hospitalet og tjekker ind med sit sygesikringskort, hvorefter han bliver informeret omkring sin tid, behandling, hvor behandlingen finder sted og hjælp til at finde hen til behandlingsstedet. Al denne information kommer på infoskærmen. Herefter tager Peter plads i venterummet, og bliver efter noget tid bedt om at gå hen til behandlingsstedet.


Case 2 - Hjemme, smartphone, WIFI-registrering, infoskærme
Case 2 er hvor Peter befinder sig hjemme og har en tid på hospitalet samme dag. Han bliver informeret omkring, hvor lang tid det tager at komme hen til hospitalet med den nuværende trafik. Herefter tager Peter hen på hospitalet og registrerer sig, hvorefter hospitalets ansatte bliver informeret omkring at Peter nu er ankommet til hospitalet, således de kan forberede hans behandling. Herefter bliver Peter informeret omkring sin ventetid, og kan derefter selv disponere over denne. Når tiden nærmer sig Peters behandling bliver han informeret omkring dette og bliver tilbudt vejvisning til der, hvor han skal behandles.


Case 3 - Hjemme, ventetid
Case 3 viser et scenarie, hvor Peter checker ind på sygehuset hjemmefra ved hjælp af sin smartphone. Peter tager derefter en lur i forventning om at modtage en meddelelse om, hvornår han skal tage afsted til hospitalet. Peter vågner op til beskeden og er straks på vej til hospitalet med bussen.


Bruger test
Brugertesten viser en patient som forsøger at bruge AskCody applikationen for at få information om behandling, ventetid, wayfinding og muligheden for at modtage kundesupport.


Del dette koncept med dit netværk