Idé-Maskinen

Casebeskrivelse for gruppe 16

Idé Platform for Aalborg Kommune ÆHF

  • Julie Nygaard – InDiMedia
  • Morten Beirholm - InDiMedia
  • Kristina Madsen – Oplevelsesdesign
  • Emil Norup – Industriel design
  • Matêj Suchý – Entrepreneurial Engineering

Ældre- og Handicapforvaltningen (ÆHF) har en grundlæggende vision om, at gøre den enkelte borger selvhjulpet og dermed understøtte livskvaliteten, samtidigt med at frigøre ressourcer i forvaltningen.For at det kan lykkes, er vi tvunget til at tænke nyt ift. løsning af alle opgaver og udnytte de muligheder, som ny teknologi og ændrede arbejdsprocesser bidrager med. Det kræver, at alle medarbejdere i ÆHF tager del i nytænkningen indenfor deres fagområde og at vi formår, at samle ideerne op i organisationen og dermed udnytte ”de 1000 blomster der blomstrer”.

For at dette kan ske på en struktureret og intutitiv måde, der ikke påfører ide-mageren en masse administrativt arbejde, har ÆHF brug for en platform, hvor medarbejderne kan dele/aflevere ideer til ledere, kolleger og Innovationsenheden.Disse ideer skal kunne diskuteres og forædles af andre på platformen, således at ideerne udvikles og forankres i processen. Samtidigt vil det være afgørende, at platformen også til en vis grad, kan være åben overfor borgere, uddannelsesinstitutioner (herunder studerende), virksomheder, kommuner og andre interessenter, der ønsker/kan bidrage til løsning af vores udfordring ift. ressourcer og økonomi.

5 nøgleord for konceptet:

  • Motivation
  • Faglighed
  • Tilgængelighed
  • Sparring
  • Kultur

Gennem feltarbejdet dukker mange forskellige problemstillinger op og ud fra disse dannes fem kerneord som bliver de bærende elementer for det videre arbejde med casen.

For at kunne realisere et sådant tiltag som ÆHF ønsker kræver det, at medarbejderne føler sig motiveret til at tage ansvar og dele sine ideer med hinanden og på den måde blive den bærende kraft bag tiltaget.

Endvidere, kræver det, at disse ideer vil blive taget seriøst og vurderet med en vis faglighed således, at alle ideerne kan anskues fra de forskellige perspektiver det kræves for at kunne afgøre, hvorledes en idé er relevant eller ej.

Som ansat på et plejehjem er der ikke meget tid til overens og det kan ikke forventes at de ansatte vil bruge ti lange og ti brede på at tilegne sig kompetencerne til at benytte dette nye tiltag. Det vil sige, at tilgængelighed og brugervenlighed står højt på ønskelisten.

Sparring Det skal være muligt for medarbejderne at dele deres viden med hinanden. Den begrænsede tid i hverdagen lægger ofte op til, at gode ideer stjæles fra hinanden og et sted, hvor de ideer vil kunne struktureres og samles imødekomnes af medarbejderne.

Der er dog mange lag i en kommune – især når der er 7000 ansatte. Man kan derfor ikke komme uden om, at ÆHF vil være nødsaget til at grave dybt i kulturen og æ.undersøge, hvordan tingene forholder sig på nuværende tidspunkter. Er der potentiale i kulturen til at dette tiltag bliver en succes eller er der andre lag som kræver mere arbejde, inden et nyt lag smides ovenpå.


Uge 1 - Observation & Analyse:

Vi har i denne uge arbejdet med at få indsamlet empiri og dannet overblik over vores case.

Om mandagen havde vi rekvirentmøde, hvor casen blev uddybet, gennem dialog med rekvirent. Vi aftalte hvordan samarbejdet rent praktisk skulle udformes, samt at vi havde behov for at mødes med rekvirenterne tirsdag, for at få nærmere kendskab til deres arbejdsgang.

Om tirsdagen mødtes vi med rekvirenten på Aalborg kommune og blev sat ind i de IT-systemer som de benytter på nuværende tidspunkt, samt hvordan disse er relevante for vores arbejde med casen. Dertil aftalte vi et møde i et plejehjem onsdag.

Om onsdagen besøgte vi Birkebo plejehjem, hvor vi lavede to video interviews samt en rundvisning og en uformel snak med både institutionens beboere og personale. Efter besøget på plejehjemmet gennemgik vi det indsamlede empiri og forsøgte at skabe et overblik i forhold til vores problemstilling.

Om torsdagen deltog vi i en workshop omkring customer journeys, hvor vi prøvede at udfolde en idés 'livsforløb' i en organisation som Aalborg Kommune på forskellige niveauer i organisationen.

Om fredagen lavede vi en uddybende brainstorm omkring vores i-løbet-af-ugen opbyggede viden og fik italesat de udfordringer og mulige løsninger.

kocept ord collage

Uge 2 - Syntese:

Mandag: Samlede problemstillinger, hvilket resulterede i vores 5 kerneord, som danner rammen for hvad vores koncept i sidste ende gerne skal stræbe på at opfylde. Vi smed ordene og de dertilhørende problemstillinger op på planche for at skabe overblik. Endvidere forberedte vi vores møde med rekvirenten!

Tirsdag: Som start på dagen blev vi præsenteret for, hvordan vores kommende videosketches kan redigeres i programmet Premiere Pro. Efter middag fik vi besøg af rekvirenten og vi gennemgik vores Customer Journey i fællesskab. Denne metode var rekvirenten positiv overfor, da han, ligesom os, mente, at den giver et godt overblik over den rejse en idé er på gennem kommunen. Dernæst præsenterede vi kerneordene og vi fik på baggrund af disse en konstruktiv diskussion omkring de forskellige problemstillinger.

Onsdag: Efter klarlæggelse af problemstillinger i forbindelse med casen kunne vi nu begynde at tænke i nogle forskellige løsningskoncepter og hvordan disse kan skitseres gennem videosketches. Dette resulterede i starten på videosketches omkring 'motivation', 'innovation', 'app - videoupload' og 'brugerflade'.

Torsdag: Dagen blev brugt på at arbejde videre med videosketchene - nogle manglede at blive filmet og andre skulle redigeres så de var til at forstå for udefrakommende.

Fredag: Færdiggørelsen af videosketches og forberedelse til rekvirentmøde mandag formiddag.

uge2

Uge 3 - Realisering:

Mandag: forberedelse til rekvirent møde med ulrik. Gennemgang af vores 5 koncepter ud fra de problemstilling vi havde observeret gennem felt arbejde og customer journey. Næste punkt var at samle de koncept løsninger vi så som interessante i samarbejde med vores rekvirent og begynde at tænke dem sammen i et samlet koncept.

Tirsdag: Vi begyndte dagen med gennemgå et muligt storyboard for vores koncept video. Det førte til forvirring og diskution. Vi fik Louise til at komme og tale det igennem med os, hvor vi finder frem til at vi har gabt over for meget, samt fokuseret for meget på at please vores rekvirent og kommet frem til en koncept løsning vi egentlig godt ved er ikke er realiserbar da der er for mange kulturelle elemeneter der skal ændres inden at denne løsning vil kunne realiseres og virke optimalt, kulturelle ændringer der ikke vil blive taget hånd op udfra rekvirentens organisation.

Så det betød, tilbage til tegnebrættet og simplifisere vores koncept, userteste den for at bygge faste argumenter og komme med et konceptnder er realistisk, nytænkende og implementeringsbart uden de store kulturelle forandringer. Dog med bevidstheden om at dette kun vil blive en success hvis de går ind i problemstillingerne omkring kulturen, motivationen af medarbejderne og ved at skabe den nødvendige opmærksomhed og markedsføring af konceptet. Få skabt basen for videoen med vores customer journey, lave mock ups af koncept app, starte manuscript og kreation af stopmotion elementer.

ide brainstorming

Onsdag: Den praktiske dag, brugertest/interviews med vores tidligere brugere. Samt udvikling af elementer og billeder til stopmotion video. Fokus på at få skabt grundlinjerne til vores video og præsentation. Fordeling af arbejdsopgaver for at nå alt til deadline.

Torsdag: Færdiggørelse af konceptvideo, indtalelses af narrativ, process plance produceres, præsentation udformes og øves. Opsamling af de 3 uger med projektet som gruppe samt hvad vil vi gerne fortælle vores rekvirent efter præsentation og hvilken feedback vil vi gerne give ucrac projektet. Sidste punkt, opdatering af koncept side på UcrAc med koncept video, billeder og tekst.

processplance

Fredag: Præsentation, evaluering og øl - Tak for i år.

Uge 2 - Videoskitser:

Vores første sketch omhandler, en idé om at gøre det nemmere for en medarbejder i Aalborg kommune at fange og dele sine idéer. Måden dette foregår på er at personen filmer idéens kontekst og præsentere sig selv, idéen og det specifikke problem. Dette skal afhjælpe at vidensdelingen kan skabes af folk uden at skriftlige kompetencer, spiller en rolle for at øge tilgængeligheden samt brugevenligheden.

En idéplatform er ikke et nyt fænomen for ÆHF, da der allerede eksisterer et sted, hvor det er muligt for medarbejderne at dele ideer. Problemet opstår dog ved, at denne side er svært tilgængeligt, hvorfor vi har udarbejdet denne sketch som skal vise, hvordan hjemmesiden på nuværende tidspunkt kræver for mange klik. Endvidere illustrerer sketchen, hvordan vi ved en ændring i brugerfladen, kan gøre det nemmere for medarbejderne at dele ideer med hinanden. Til denne sketch har vi benyttet 'Infographic'.

Denne sketch viser ideens forløb inden for ÆHF i Aalborg Kommune. Filmen skal visualisere, hvordan det forløber sig idag, hvor man som ansat enten gør noget ved ideen eller ej samt hvordan den behandles derefter. Den nuværende procedure består af mange led - disse led kan minimeres ved at benytte idéplatformen, hvilket illustreres i slutningen af filmen. Til denne sketch har vi benyttet 'Stop Motion'.

Denne sketch viser ideen omkring hvordan man reward'er bedst. Filmen skal visualisere hvad der sker hvis man giver en reward til en person, hvordan man 'skaber en vinder og mange tabere'. Hvis man reward'er alle, bliver alle glade, så er der ingen tabere. Til denne sketch er der prøvet at skabe en gammeldags sort/hvid stumfilm.

Aalborg Kommune ønsker hjælp til, hvordan medarbejderne skal høre om idéplatformen. Under vores fletarbejde viste vores rekvirent et eksempel på et nyhedsbrev, hvor de opfordrede medarbejderne til at tage del i idéudviklingen. Det fangede dog hurtigt vores øje, at rekvirenten brugte sætningen 'tag del i budgetten', hvilket giver anledning til at tro, at de ikke har haft fokus på modtageren under udarbejdelsen af nyhedsbrevet. De taler med deres egne ord i stedet for at anvende ord som passer til sprogbruget hos modtageren. Sketchen illustrerer, hvordan modtageren reagere forskelligt på de forskellige formuleringer. Til denne sketch har vi benyttet 'Stop Motion'.
Del dette koncept med dit netværk