IdéMaskinen - Ældre- og Handicapforvaltningen (ÆHF)

Ældre- og Handicapforvaltningen (ÆHF) har en grundlæggende vision om, at gøre den enkelte borger selvhjulpet og dermed understøtte livskvaliteten, samtidigt med at frigøre ressourcer i forvaltningen.For at det kan lykkes, er vi tvunget til at tænke nyt ift. løsning af alle opgaver og udnytte de muligheder, som ny teknologi og ændrede arbejdsprocesser bidrager med. Det kræver, at alle medarbejdere i ÆHF tager del i nytænkningen indenfor deres fagområde og at vi formår, at samle ideerne op i organisationen og dermed udnytte ”de 1000 blomster der blomstrer”.

For at dette kan ske på en struktureret og intutitiv måde, der ikke påfører ide-mageren en masse administrativt arbejde, har ÆHF brug for en platform, hvor medarbejderne kan dele/aflevere ideer til ledere, kolleger og Innovationsenheden.Disse ideer skal kunne diskuteres og forædles af andre på platformen, således at ideerne udvikles og forankres i processen. Samtidigt vil det være afgørende, at platformen også til en vis grad, kan være åben overfor borgere, uddannelsesinstitutioner (herunder studerende), virksomheder, kommuner og andre interessenter, der ønsker/kan bidrage til løsning af vores udfordring ift. ressourcer og økonomi.

Konceptvideo – ‘Idémaskinen’

Vores koncept ‘idemaskinen’ sigter mod at gøre det lettere for social og sundhedspersonale at indsamle og dele nye ideer i organisationen på det tidspunkt ideen opstår. På denne måde undgås det nuværende problem, hvor mange ideer tabes på gulvet grundet manglende tid til refleksion, for mange bureaukratiske bindeled og forvirring omkring ansvar.

Designprocessen

Nedenfor kan der læses vores processovervejelser fra U-CrAc workshoppen.

Uge 1 – Observation & Analyse:

Vi har i denne uge arbejdet med at få indsamlet empiri og dannet overblik over vores case.

Om mandagen havde vi rekvirentmøde, hvor casen blev uddybet, gennem dialog med rekvirent. Vi aftalte hvordan samarbejdet rent praktisk skulle udformes, samt at vi havde behov for at mødes med rekvirenterne tirsdag, for at få nærmere kendskab til deres arbejdsgang.

Om tirsdagen mødtes vi med rekvirenten på Aalborg kommune og blev sat ind i de IT-systemer som de benytter på nuværende tidspunkt, samt hvordan disse er relevante for vores arbejde med casen. Dertil aftalte vi et møde i et plejehjem onsdag.

Om onsdagen besøgte vi Birkebo plejehjem, hvor vi lavede to video interviews samt en rundvisning og en uformel snak med både institutionens beboere og personale. Efter besøget på plejehjemmet gennemgik vi det indsamlede empiri og forsøgte at skabe et overblik i forhold til vores problemstilling.

Om torsdagen deltog vi i en workshop omkring customer journeys, hvor vi prøvede at udfolde en idés ‘livsforløb’ i en organisation som Aalborg Kommune på forskellige niveauer i organisationen.

Om fredagen lavede vi en uddybende brainstorm omkring vores i-løbet-af-ugen opbyggede viden og fik italesat de udfordringer og mulige løsninger.

Uge 2 – Syntese:

Mandag: Samlede problemstillinger, hvilket resulterede i vores 5 kerneord, som danner rammen for hvad vores koncept i sidste ende gerne skal stræbe på at opfylde. Vi smed ordene og de dertilhørende problemstillinger op på planche for at skabe overblik. Endvidere forberedte vi vores møde med rekvirenten!

Tirsdag: Som start på dagen blev vi præsenteret for, hvordan vores kommende videosketches kan redigeres i programmet Premiere Pro. Efter middag fik vi besøg af rekvirenten og vi gennemgik vores Customer Journey i fællesskab. Denne metode var rekvirenten positiv overfor, da han, ligesom os, mente, at den giver et godt overblik over den rejse en idé er på gennem kommunen. Dernæst præsenterede vi kerneordene og vi fik på baggrund af disse en konstruktiv diskussion omkring de forskellige problemstillinger.

Onsdag: Efter klarlæggelse af problemstillinger i forbindelse med casen kunne vi nu begynde at tænke i nogle forskellige løsningskoncepter og hvordan disse kan skitseres gennem videosketches. Dette resulterede i starten på videosketches omkring ‘motivation’, ‘innovation’, ‘app – videoupload’ og ‘brugerflade’.

Torsdag: Dagen blev brugt på at arbejde videre med videosketchene – nogle manglede at blive filmet og andre skulle redigeres så de var til at forstå for udefrakommende.

Vi begyndte dagen med gennemgå et muligt storyboard for vores koncept video. Det førte til forvirring og diskution. Vi fik Louise til at komme og tale det igennem med os, hvor vi finder frem til at vi har gabt over for meget, samt fokuseret for meget på at please vores rekvirent og kommet frem til en koncept løsning vi egentlig godt ved er ikke er realiserbar da der er for mange kulturelle elemeneter der skal ændres inden at denne løsning vil kunne realiseres og virke optimalt, kulturelle ændringer der ikke vil blive taget hånd op udfra rekvirentens organisation.

Så det betød, tilbage til tegnebrættet og simplifisere vores koncept, userteste den for at bygge faste argumenter og komme med et konceptnder er realistisk, nytænkende og implementeringsbart uden de store kulturelle forandringer. Dog med bevidstheden om at dette kun vil blive en success hvis de går ind i problemstillingerne omkring kulturen, motivationen af medarbejderne og ved at skabe den nødvendige opmærksomhed og markedsføring af konceptet. Få skabt basen for videoen med vores customer journey, lave mock ups af koncept app, starte manuscript og kreation af stopmotion elementer.

Fredag: Færdiggørelse af konceptvideo, indtalelses af narrativ, process plance produceres, præsentation udformes og øves. Opsamling af ugerne med projektet som gruppe samt hvad vil vi gerne fortælle vores rekvirent efter præsentation og hvilken feedback vil vi gerne give ucrac projektet. Sidste punkt, opdatering af koncept side på UcrAc med koncept video, billeder og tekst.